Bonhoeffer College gaat voor slim faciliteren

Diverse onderwijsinstellingen hebben te maken met een veranderende financiële situatie. Door bijvoorbeeld de krimp van het aantal leerlingen of de toename van wet- en regelgeving komen kosten en opbrengsten in een andere verhouding tot elkaar te staan. Dit vraagt om een duurzame lange termijn oplossing. René van Arnhem, manager bedrijfsvoering van het Bonhoeffer College Enschede vroeg ruim een jaar geleden aan draaijer+partners om mee te denken over deze duurzame oplossing. Dit resulteerde in het programma ‘Slim Faciliteren’. Samen met Sanne Scholten en Casper Meinders, adviseurs bij draaijer+partners, kijken wij terug naar de successen die gezamenlijk bereikt zijn.

Adviseren door uitvoeren
Casper ging met dit vraagstuk aan de slag en stelde direct een voorwaarde: “We willen wel een adviesrapport opstellen, maar niet één voor de bureaulade. Wij willen een bijdrage leveren aan het uitvoeren en waarmaken van ons advies. We zien nog te vaak dat opdrachtgevers te druk zijn met hun dagelijkse verantwoordelijkheden, waardoor adviesrapporten als deze terzijde worden gelegd. Onze kracht zit júist in het concretiseren en implementeren van het advies, sámen met het team van de opdrachtgever.” René vult aan: ”De aanpak van draaijer+partners is niet zozeer anders dan die van andere bureaus, maar de passie om de resultaten écht waar te maken, past bij de visie van het Bonhoeffer College. Het enthousiasme en de bevlogenheid speelden zeker een rol bij onze keuze. Ook wij willen graag echt een verandering zien gebeuren.”

draaijer+partners is gestart met het in kaart brengen van belangen en doelstellingen van de verschillende organisaties. Want naast de zes locaties van het Bonhoeffer College moesten we ook rekening houden met de visie en structuur van Stichting Carmelcollege. Om verbeteringen en vernieuwingen door te kunnen voeren, moet iedereen een beetje veranderen. Casper: “Bij ons onderzoek hebben wij nadrukkelijk oog gehad voor de wensen van de gebruikers. We hebben met alle bloedgroepen van de betrokken organisaties gesproken. Er is overkoepelend en per locatie gekeken naar het Onderwijsondersteunend Personeel (OOP), waaronder conciërges, roostermakers en administrateurs. Door de belangen en doelen van alle organisaties in lijn te brengen met de wensen en behoeften van de gebruikers konden wij de koers bepalen om te komen tot ‘slim faciliteren’.”

Richten, inrichten, verrichten
Binnen draaijer+partners wordt gewerkt aan de hand van de methode ‘richten, inrichten, verrichten’. Casper legt uit: “Bij richten bepalen we de koers. Tijdens inrichten zorgen we ervoor dat we de (organisatorische) beheersmaatregelen realiseren. Welke processen werken goed en wat moet anders? Wat betekent dit voor de dienstverlening en hoe vertaal je dat bijvoorbeeld in een producten- en dienstencatalogus en de ondersteunende systemen?”

Waar Casper en Sanne samen hebben gewerkt aan het inrichten, houdt Sanne zich zelfstandig, als interim Facilitair Manager van het Bonhoeffer College bezig met de uitvoering: het verrichten. Ze is met medewerkers van de locaties in gesprek gegaan en heeft hen geholpen om de veranderingen in de praktijk door te voeren. Dat heeft geresulteerd in een andere manier van werken als he gaat om het gebruik van het FMIS, het registreren van meldingen. Maar ook het voeren van leveranciersgesprekken om met hen het verbeterpotentieel om te zetten in acties.

Data en bronnen
Het beleid en de visie op het gebied van facilitair management zijn geoperationaliseerd en geconcretiseerd. Alles is beschreven in nieuwe processen, die zijn opgenomen in het handboek facilitair en het FMIS. Duizenden ruimtes met eigen benamingen, type vloeren, data bekabeling, etc. dienen als bron voor de facilitaire werkzaamheden. Een flinke klus om alles in kaart te brengen, maar nu de bronbestanden van goede kwaliteit zijn, kunnen medewerkers en leveranciers sneller aan de slag met bijvoorbeeld installatiewerkzaamheden, noodplannen en schoonmaak.

René merkt trots op dat Sanne al heel veel bereikt heeft, maar daar heeft hij zelf ook een bijdrage aan geleverd. Casper: “René geeft ons het vertrouwen en laat Sanne volwaardig onderdeel van het team zijn. Dit straalt ook vertrouwen uit naar OOP.” Sanne voert leveranciersgesprekken en coacht en begeleidt het OOP hierbij. Sanne is een centraal aanspreekpunt geworden. Ze hoort iedereen aan, stelt prioriteiten en zoekt de samenwerking. Medewerkers komen met de meest uiteenlopende vragen naar haar toe. Een teken dat ze echt geaccepteerd is, wat absoluut bijdraagt aan het succes van dit project.

Anders (samen)werken
Het project zit in de opbouwende fase. René: “Het is mooi om te zien hoe locaties tot elkaar zijn gekomen en elkaar ondersteunen. Als medewerkers van de ene locatie op vakantie gaan, wordt bij een andere locatie gevraagd om dit op te vullen. Zo kun je drukte verdelen.” Bovendien is er inkoopvoordeel. “Als er bijvoorbeeld een ruit stuk was, belde de conciërge een willekeurige leverancier. Omdat er nu handvaten zijn, kan sneller geschakeld worden én het is voordeliger. Kennisborging zorgt ervoor dat collega’s dingen niet steeds opnieuw hoeven uit te zoeken.”

draaijer+partners heeft structuur aangebracht. De harde kant van facility management bestaat uit de producten en diensten die duidelijk vastgelegd zijn. De zachte kant gaat over de mensen. Zij moeten anders werken, anders samenwerken en verder kijken dan hun eigen locatie. Deze zachte kant is minstens zo belangrijk. Daarom worden de betreffende collega’s zo goed mogelijk betrokken. René: “Het is mooi dat collega’s vanuit de operationele kant zaken in gang gaan zetten en meer de samenwerking opzoeken. Dit zorgt voor een betere dynamiek in de organisatie.”

Betrokken tot het eind
Nu de grootste slag geslagen is, zal Sanne langzaam haar werk afbouwen en overdragen aan een nieuwe facilitaire manager. Een overgangsfase die in goed overleg plaatsvindt. Het beheren van alle facilitaire informatie en systemen is een continu proces, dat ook na Sanne’s vertrek moet doorgaan. Sanne: “Ik blijf totdat de nieuwe collega goed ingewerkt is en het gebouw, de mensen en de processen heeft leren kennen.”

Een tevreden René sluit af: “Ik ben heel blij met de kwaliteit van de mensen die draaijer+partners in huis heeft. Het zijn gedreven, professionele mensen die niet komen om uurtjes te schrijven, maar die in die uurtjes ook echt werk willen verzetten. Die betrokkenheid voelt gewoon heel goed.”

Lees meer over dit project >

"Binnen draaijer+partners wordt gewerkt aan de hand van de methode ‘richten, inrichten, verrichten’. Bij richten bepalen we de koers. Tijdens inrichten zorgen we ervoor dat we de (organisatorische) beheersmaatregelen realiseren."

Sanne Scholten

Nieuwste blogs

  • Sociaal
  • Werk
juni 2022

Huisvesting begint bij de gebruiker

Gemeente Diemen, LSa en draaijer+partners gingen in gesprek over de herinrichting van het gemeentehuis en […]

  • Inspiratie
  • Werk
juni 2022

Domeinbenadering en ontwerpgids voor duurzame exploitatie

De gemeente Amersfoort ontwikkelt een nieuw stadhuis. De voorbereidende werkzaamheden zijn gestart, volgens planning wordt […]

  • Circulair
  • Innovatie
juni 2022

De kansen van een circulaire inkoopstrategie

Hoe realiseer je een circulaire facilitaire dienstverlening door middel van een circulaire inkoopstrategie en wat […]