De perfecte combinatie: advies geven en dit zelf implementeren

Laten we beginnen met het wegnemen van het understatement dat draaijer+partners een adviesbureau is. Jazeker, we zijn goed in het geven van huisvestingsadvies en opstellen van ambitiedocumenten en programma’s van eisen. Maar onze grootste kracht zit misschien wel in het feit dat we deze adviezen ook zelf kunnen implementeren en daarna prestatiegericht managen. We willen de verantwoordelijkheid nemen voor het waarmaken van de concrete adviezen die we geven aan onze opdrachtgevers. Hoe wij dit doen? Dat lichten we graag toe aan de hand van een projectvoorbeeld: Bureau Veritas.

Professioneel en toekomstbestendig inrichten van facilities
Bureau Veritas is een wereldwijd opererende business-to-business dienstverlener op het gebied van testen, inspecteren en certificeren. In Nederland voert het bedrijf veel testen uit op oliën en chemicaliën. Hoe richt je een toekomstbestendig facilitair bedrijf in voor zo’n bijzondere opdrachtgever? draaijer+partners startte met een analyse van de afdeling Facilities voor het onderdeel Commodities in Nederland. We hebben concrete aanbevelingen opgesteld richting de organisatie om kostenefficiency en kwaliteitsdoelstellingen te behalen.

Vanaf de eerste gesprekken met de opdrachtgever hebben we aangegeven dat we ook onderdeel willen uitmaken tijdens de implementatie van de door ons opgestelde adviezen en van het prestatiegerichte management. We willen garant staan voor zowel kwaliteit als kosten efficiency. Denk hierbij aan klanttevredenheid, leveringszekerheid en besparingen. Bureau Veritas gaf draaijer+partners hierin het vertrouwen en is de samenwerking aangegaan. Als risicodragende partij neemt draaijer+partners als managing agent de verantwoordelijkheid voor het advies, de transitie en de organisatie. Een samenwerking die alleen werkt als beide partijen volledig commitment met elkaar aangaan.

Dit geeft ons de kans om de structuur aan te pakken en te komen tot een organisatie waarbij de basis stevig op orde is. Hierdoor wordt de efficiency en effectiviteit vergroot en ontstaat flexibiliteit om nieuwe en veranderende vraagstukken op te pakken.

Van besparen naar verbeterde processen

Bureau Veritas is als organisatie continu in beweging en de afdeling Facilities was daarbij nog onderbelicht. draaijer+partners werd ingeschakeld om hier een toekomstbestendig advies over te geven. Uitgebreid onderzoek, interviews met stakeholders en analyses zijn verwerkt in business cases en value cases. Als onderdeel van de managing agent opdracht zijn we deze business- en value cases nu zelf aan het implementeren.

De korte opdracht was: ‘kwaliteit borgen en waar mogelijk verbeteren in combinatie met kosten efficiency doelstellingen en met oog voor duurzaamheid’. We hebben een vertaalslag gemaakt en laten zien dat we meer zijn dan adviseur. We zoeken naar optimalisaties, maar vooral ook hoe we die vervolgens kunnen doorvoeren. Niet alleen een besparing of kwaliteitsborging op de inhoud, maar vooral door het goed organiseren daarvan. Door met het team de stap te maken van taakgericht werken naar het werken vanuit rollen en verantwoordelijkheden.
We zijn voortdurend betrokken en denken ook mee over zaken die niet direct onze verantwoordelijkheid zijn. Met een hands-on instelling halen we de kwaliteit binnen die nodig is om van praktisch naar tactisch strategisch niveau te gaan. Vanuit de interne organisatie gaan we aan de slag en we hebben het mandaat om dingen te veranderen, uiteraard in samenspraak met de betrokkenen. Hierdoor kunnen we samen met de organisatie echt verder ontwikkelen en nog meer efficiency realiseren.

Alle verbeteringen die we zien voor Bureau Veritas, worden ook echt uitgevoerd. En dat gaat heel ver. De ‘top 7’ van facilitaire diensten vertegenwoordigt circa 80% van de facilitaire uitgaven. Deze top 7 kreeg onze prioriteit bij het uitvoeren van de (her)aanbesteding- en inkooptrajecten. Naast directe besparing zorgt dit ook voor indirecte optimalisaties. Uit ons onderzoek kwam bijvoorbeeld naar boven dat er een herzien beleid voor werkkleding moest worden geformuleerd voordat we ons konden gaan richten op de verbeteringen binnen deze scope. We begeleiden deze transitie dan en optimaliseren vervolgens de lopende samenwerkingsovereenkomsten.

Doordat we processen anders inrichten, leveren we ook een opbrengst voor de afdeling administratie. Bij het opstellen van de contracten met de nieuwe preferred partners worden heldere KPI’s en SLA’s overeengekomen en afspraken gemaakt over betaaltermijnen en maximaal aantal facturen per maand. Het resultaat: betere rapportages, minder facturen en minder administratief werk. Dergelijke interne optimalisaties besparen tijd – en geld – op gebieden waar een organisatie niet direct aan denkt.

Structuur, mensen en systemen

We kijken integraal naar verbeteringen binnen het bedrijf. Veel facilitaire processen zijn óf hangen nauw samen met de core business. Daarom kijken we verder dan afdeling Facilities. We betrekken ook andere afdelingen die nauw verweven zijn met het primaire proces. Zo wordt er bijvoorbeeld een afvalverwijdering-contract opgesteld, met input van management, kwaliteitsdeskundigen, leveranciers, planners én de afdeling Facilities. Samen wordt gekeken naar de beste (her)inrichting voor de scope. Een scope die reikt van regulier afval, vertrouwelijk papier, groenafval en afval van gevaarlijke stoffen volgens strikte protocollen.

draaijer+partners heeft veel kennis en expertise als het gaat om het op orde brengen van de facilitaire processen en het verbinden van alle betrokkenen bij dergelijke transities. Het facilitaire team van de organisatie moet mee ontwikkelen en met de nieuwe processen kunnen werken. In een natuurlijke samenwerking helpen we de organisatie met het structureren en borgen binnen de toekomstige manier van werken.

Door het implementeren van een FMIS (Facility Management Informatie Systeem) is er meer grip op de klachten en meldingen die binnenkomen bij de afdeling Facilities. De strak ingerichte structuur helpt de medewerkers om professioneel en efficiënt hun werk te kunnen doen. Daarnaast richten we de afdeling goed in, met passende profielen en taakverdelingen.

Van advies tot exploitatie

Juist door onze kennis van vastgoed en facilitaire dienstverlening, is draaijer+partners als geen ander in staat huisvesting te laten excelleren in de gebruiksfase. Optimale integratie van ontwerp, realisatie en exploitatie draagt bij aan een wendbare facilitaire organisatie, efficiënte werkprocessen maar bovenal aan hoogwaardige dienstverlening aan én ontzorging van gebruikers.

Soms begint een opdracht met een kleine vraag, maar door onze brede kennis kunnen we deze vraag rekken. Samen kunnen draaijer+partners en Oxxer opdrachtgevers helpen met hun huisvesting van advies tot en met exploitatie. We voeren verbeteringen door voor integrale bedrijfsvoering, maar kijken ook naar kansen op het gebied van vastgoed en huisvesting. Alles hangt immers aan elkaar samen; het gaat overal om het primaire proces. Juist de invalshoek van facility management in combinatie met expertise op het gebied van huisvesting, onderhoud en techniek maakt ons onderscheidend in de markt.

Waar Marieke (draaijer+partners) zich richt op het proces van richten en inrichten, stroomt Ingeborg (Oxxer) in bij inrichten en pakt het verrichten op. We vullen elkaar aan als het gaat om onze dienstverlening en zijn gelijk als het gaat om betrokkenheid, expertise en enthousiasme. Samen creëren we omgevingen die toekomstbestendig zijn.

Lees meer over onze diensten voor exploitatie en beheer >

“Facility management wordt helaas nog te vaak gezien als kostenpost. Door bij de inrichting van je dienstverlening te kijken waar je integrale efficiencyvoordelen kunt halen, houd je geld over om de kwaliteit van services verder te verhogen.”

Marieke Winter en Ingeborg Leene

Nieuwste blogs

  • Inspiratie
  • Werk
september 2021

We presenteren: de werkomgeving van 2030

In een bewogen jaar wat, mede door Corona, een enorme gamechanger lijkt te zijn geweest […]

  • 1.5 meter
  • Werk
augustus 2021

Van de nood een deugd maken: socialere, gezondere en slimmere huisvesting na Covid-19

Organisaties zoeken naar het nieuwe evenwicht in de 1.5 meter maatschappij. Het Covid-19 virus maakt […]

  • Gezond
  • Werk
augustus 2021

Tips voor gezond thuiswerken

Het versoepelde advies voor thuiswerken werd zo vlak voor de zomervakantie toch weer aangescherpt. Dat […]