Toekomstbestendige dienstverlening Rijnbrink op de nieuwe locatie in Deventer

In deze blog neem ik jullie mee naar de nieuwe locatie van Rijnbrink in Deventer. Rijnbrink is partner in het cultureel en sociaal domein en biedt ondersteuning en advies aan bibliotheken en cultuurorganisaties. Rijnbrink verhuisde van twee locaties in Arnhem (Gelderland) en Nijverdal (Overijssel) naar één nieuwe locatie in Deventer.

Rol van draaijer+partners
Vanuit draaijer+partners hebben wij hier een prachtige integrale rol ingevuld waarbij wij van aan- en verkoop van de panden tot en met de inrichting van de exploitatie-organisatie betrokken waren. In deze blog vertellen wij meer over de rol die wij vervuld hebben voor de exploitatiefase.
Op verzoek van Rijnbrink zijn door ons alle inrichtings-, inkoop- en implementatiewerkzaamheden voor het nieuwe kantoor in Deventer opgepakt. Daarnaast ondersteunden wij de organisatie bij het opstellen van inkoopbeleid, inkopen van de diensten, implementeren van de nieuwe contracten en de verhuizing naar de nieuwe locatie.

Verhuisopgave
Bij elke verhuizing komen er veel verschillende facilitaire vraagstukken op je af. Om alle acties en taken goed te beleggen heeft draaijer+partners een draaiboek ontwikkeld dat als blauwdruk binnen verhuisopgaves fungeert. Dit hebben wij gebruikt voor de vijf verhuizingen die hier gelijktijdig liepen.

Het bijzondere aan de verhuisopgave van Rijnbrink was dat er 5.000 m2 meter aan muziekbladen moest worden verhuisd. Rijnbrink heeft duurzaamheid hoog in het vaandel staan. Op grond van het duurzaamheidsbeleid kreeg de architect (De Unie Architecten) de opdracht zoveel mogelijk bestaand meubilair toe te passen in de nieuwe omgeving. Dit hebben zij samen met projectinrichter SKO uitgewerkt tot een passend voorstel waarin refurbished meubilair met nieuw meubilair gecombineerd werd. Wij hebben de offertes van de projectinrichter beoordeeld en vanuit exploitatieperspectief geadviseerd over het nieuwe meubilair. Hierbij kan gedacht worden aan onderhoudsvriendelijke bekleding, stapelbare vergaderstoelen en inklapbare vergadertafels voor het eenvoudig ombouwen van vergaderruimtes en het beschikbaar stellen van kleine onderdelen voor vervanging.

Voor een soepel verloop van de verhuizing is ervoor gekozen deze op te delen in drie fases. In nauwe samenwerking met facilitair, ICT en collectiebeheer hebben wij een integrale planning opgesteld die periodiek besproken werd en waar nodig bijgesteld. Per 9 december 2019 is het gros van de medewerkers ingehuisd in hun nieuwe kantoor aan de Hunneperkade in Deventer. Medio 2020 volgen de collega’s van collectiebeheer en logistiek en transport. Zij worden gehuisvest in het Collectiebeheer pand, dat op dit moment naast de Hunneperkade 70 wordt gerealiseerd. Hier begeleiden wij Rijnbrink bij de aankoop van de grond, het opstellen van de aannemersovereenkomst en het bouwtoezicht.

Inkoopbeleid opgave
Parallel aan het verhuisproces werden ook alle facilitaire diensten opnieuw ingekocht. Wij hebben hiervoor een inkoop- en duurzaamheidsbeleid opgesteld. Ook hebben we een contractenboek gemaakt met de dienstenscope, preferred partners, serviceniveaus en voorwaarden.

Beheer en onderhoudsopgave
Om het beheer en onderhoud binnen de nieuwe vestiging goed vast te leggen heeft draaijer+partners begeleid bij de overeenkomst voor Beheer en Onderhoud. Aan de hand van diverse sessies met Rijnbrink en de installatietechnische partij (De Groot) zijn verschillende Kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) en Service Level Agreements (SLA’s) vastgesteld. Deze waren leidend bij de contractering van installatietechnisch en bouwkundig onderhoud. Daarnaast wordt door ons het Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) opgesteld.

Geschreven door: Sanne Scholten

Vanuit draaijer+partners hebben wij hier een prachtige integrale rol ingevuld waarbij wij van aan- en verkoop van de panden tot en met de inrichting van de exploitatie-organisatie betrokken waren.

Nieuwste blogs

  • Sociaal
  • Werk
juni 2022

Huisvesting begint bij de gebruiker

Gemeente Diemen, LSa en draaijer+partners gingen in gesprek over de herinrichting van het gemeentehuis en […]

  • Inspiratie
  • Werk
juni 2022

Domeinbenadering en ontwerpgids voor duurzame exploitatie

De gemeente Amersfoort ontwikkelt een nieuw stadhuis. De voorbereidende werkzaamheden zijn gestart, volgens planning wordt […]

  • Circulair
  • Innovatie
juni 2022

De kansen van een circulaire inkoopstrategie

Hoe realiseer je een circulaire facilitaire dienstverlening door middel van een circulaire inkoopstrategie en wat […]