Bedrijfsfotografie_juli_2

Vier tips voor werken met een prestatiecontract

Goede samenwerking tussen gebouweigenaar, adviseur en leveranciers is dé succesfactor in prestatiecontracten. Wat kun je als opdrachtgever doen voor een succesvolle samenwerking? Vanwege slecht beheersbare onderhoudscontracten met veel buitencontractueel werk en toenemende eisen vanuit wet- en regelgeving kiezen steeds meer gebouweigenaren voor een prestatiecontract. Ook vergrijzing en daarmee gepaard verlies van technische expertise kan een reden zijn. Het prestatiecontract voor onderhoud kan heel goed werken, maar dat gaat niet vanzelf. Paul Knot en Bertina Seffinga geven vier tips voor werken met een prestatiecontract.

Prestatiecontracten Regie organisatie

1. Leer elkaar kennen

Het prestatiecontract is gebaseerd op harde prestatie-afspraken, maar zachte factoren in de samenwerking bepalen het succes. Leer je leveranciers dus kennen. Plan een implementatieperiode in om elkaars normen en waarden te bespreken, de procedures in te richten en verwachtingen helder te krijgen. Spreek gedragscodes af, bespreek een aantal cases (bijvoorbeeld een frustrerende situatie uit het verleden) en bepaal de gewenste wijze van feedback. Spreek een escalatieprocedure af voor het geval het misgaat, maar probeer escalatie te voorkomen door elkaars normen en waarden te respecteren.

2. Richt beheerorganisatie goed in 

Het prestatiecontract vraagt om een professionele beheerorganisatie. Als jouw organisatie nog niet met prestatiecontracten werkt, moet een organisatieontwikkeling plaatsvinden. Een regieorganisatie of vergelijkbaar organisatiemodel is een goede basis.

De ontwikkeling van een regieorganisatie vergt meer tijd dan het opstellen en contracteren van het prestatiecontract. Bij het aangaan moet duidelijk zijn of de beheerorganisatie in staat is om het prestatiecontract te beheren, of dat een ingroeicontract (samen formuleren van prestaties en samenwerking) of interim-oplossing beter past.

inspanningscontract versus prestatiecontract

3. Betrek alle niveaus bij het prestatiecontract

Het aangaan van een prestatiecontract vergt een omschakeling in contractbeheersing en aansturing op strategisch en tactisch niveau. Omschrijf duidelijk ieders rollen en verantwoordelijkheden, zowel binnen de eigen organisatie als voor die van de opdrachtnemer. Het VERI-model is hiervoor een goed instrument.

Communiceer de afspraken in het prestatiecontract naar de interne klanten of gebruikers. Bij een Shared Service Center kan dit in de vorm van een dienstverleningsovereenkomst. Cruciaal voor tevreden gebruikers is niet alleen goede communicatie en verwachtingsmanagement, maar ook een dienstverlenende houding van de leverancier. Daarbij mag je van de opdrachtnemer verwachten dat ook klachten die niet binnen het onderhoudscontract vallen wel in ontvangst worden genomen.

Betrek ook operationeel medewerkers (conciërges, huismeesters, gebouwenbeheerders) op tijd. Laat hen aangeven aan welke eisen een goede leverancier voldoet en neem dit op in de beoordelingscriteria. Tijdens de implementatiefase ervaren operationeel medewerkers de consequenties voor hun werk en ontstaan er vragen. Evalueer in deze periode regelmatig de dagelijkse praktijk.

4. Loslaten en bouwen aan vertrouwen

Samenwerken in een prestatiecontract betekent dat je als opdrachtgever de technische uitwerking los moet laten. Vooral technisch geschoolde medewerkers moeten leren te vertrouwen op de leverancier.

In het balanceren tussen prestatie-indicatoren en samenwerken worden conflicten regelmatig vermeden, waardoor niet of te laat wordt gestuurd op de afgesproken prestatie-indicatoren. Niet uitspreken van ontevredenheid ondermijnt juist het onderlinge vertrouwen. Geef en ontvang daarom geregeld feedback op alle niveaus, zeker in de implementatiefase.


Geschreven door: Paul Knot

Of het prestatiecontract voor onderhoud voor jouw organisatie toepasbaar is, is afhankelijk van meerdere factoren. Wil je hier meer over weten, neem dan contact op met Paul Knot of Bertina Seffinga.

Nieuwste blogs

  • Sociaal
  • Werk
juni 2022

Huisvesting begint bij de gebruiker

Gemeente Diemen, LSa en draaijer+partners gingen in gesprek over de herinrichting van het gemeentehuis en […]

  • Inspiratie
  • Werk
juni 2022

Domeinbenadering en ontwerpgids voor duurzame exploitatie

De gemeente Amersfoort ontwikkelt een nieuw stadhuis. De voorbereidende werkzaamheden zijn gestart, volgens planning wordt […]

  • Circulair
  • Innovatie
juni 2022

De kansen van een circulaire inkoopstrategie

Hoe realiseer je een circulaire facilitaire dienstverlening door middel van een circulaire inkoopstrategie en wat […]