Bonhoeffer College

Het Bonhoeffer College is de grootste middelbare school van Enschede. Om de ambitie en doelstellingen van de organisatie te vertalen naar een toekomstbestendige bedrijfsvoering werd draaijer+partners om advies gevraagd. Wij wilden niet alleen een adviesrapport opstellen, maar óók een bijdrage leveren aan het uitvoeren en waarmaken van het advies. We hebben in dit project echt de ambities en doelstelling van de opdrachtgever in lijn kunnen brengen met de wensen en behoeften van de gebruikers. De facilitaire organisatie is aan de hand genomen en om stap voor stap wijzigingen door te voeren. 

Advies en implementatie van een duurzame lange termijn oplossing voor slim faciliteren.

onderzoek en inspiratie

Slim faciliteren

draaijer+partners is gestart met het in kaart brengen van belangen en doelstellingen van de verschillende organisaties. Want naast de zes locaties van het Bonhoeffer College moesten we ook rekening houden met de visie en structuur van Stichting Carmelcollege.  

Bij ons onderzoek hebben wij nadrukkelijk oog gehad voor de wensen van de gebruikers. We hebben met alle bloedgroepen van de betrokken organisaties gesproken. Er is overkoepelend en per locatie gekeken naar het Onderwijsondersteunend Personeel (OOP), waaronder conciërges, roostermakers en administrateurs. Door de belangen en doelen van alle organisaties in lijn te brengen met de wensen en behoeften van de gebruikers konden wij de koers bepalen om te komen tot ‘slim faciliteren’. 

strategie en advies

Richten, inrichten, verrichten 

Binnen draaijer+partners wordt gewerkt aan de hand van de methode ‘richten, inrichten, verrichten’. Bij richten bepalen we de koers. Tijdens inrichten zorgen we ervoor dat we de (organisatorische) beheersmaatregelen realiseren. Welke processen werken goed en wat moet anders? Wat betekent dit voor de dienstverlening en hoe vertaal je dat bijvoorbeeld in een producten- en dienstencatalogus en de ondersteunende systemen? 

realisatie en management

Meer structuur  

Tijdens de uitvoering (het verrichten) zijn we met medewerkers van de locaties in gesprek gegaan en hebben we hen geholpen om de veranderingen in de praktijk door te voeren. Dat heeft geresulteerd in een andere manier van werken als he gaat om het gebruik van het FMIS, het registreren van meldingen. Maar ook het voeren van leveranciersgesprekken om met hen het verbeterpotentieel om te zetten in acties. 

“Het gebruiken van systemen en het verzamelen van data geeft invulling aan ons beleid. Maar ook aan de verbeterde samenwerking tussen de onderlinge locaties van Bonhoeffer en met de leveranciers.”

René van Arnhem, manager bedrijfsvoering Bonhoeffer College Enschede

exploitatie en beheer

Data en bronnen

Het beleid en de visie op het gebied van facilitair management zijn geoperationaliseerd en geconcretiseerd. Alles is beschreven in nieuwe processen, die zijn opgenomen in het handboek facilitair en het FMIS. Duizenden ruimtes met eigen benamingen, type vloeren, data bekabeling, etc. dienen als bron voor de facilitaire werkzaamheden.

Een flinke klus om alles in kaart te brengen, maar nu de bronbestanden van goede kwaliteit zijn, kunnen medewerkers en leveranciers sneller aan de slag met bijvoorbeeld installatiewerkzaamheden, noodplannen en schoonmaak. 

 

Resultaten

  • Betere samenwerking en dynamiek tussen de diverse onderwijslocaties
  • Inkoopvoordeel door goede afspraken met leveranciers
  • Facility management is in lijn met toekomstige bedrijfsvoering

“Visie zonder actie is betekenisloos. Actie zonder visie richtingloos.”

Casper Meinders, adviseur draaijer+partners
Casper
LeerexpertCasper Meinderssenior adviseur
Marieke
Marieke WinterSenior adviseur
Sanne
Sanne Scholtenjunior adviseur

Gerelateerde cases