Winsum, Gemeentehuis

Soft services bij Gemeente Het Hogeland

Per 1 januari 2019 zijn de vier gemeenten Bedum, De Marne, Winsum en Eemsmond gefuseerd tot één gemeente: gemeente Het Hogeland. Deze fusie bracht niet alleen een verhuizing met zich mee, maar ook een nieuwe organisatiestructuur. Tijdens deze fusie namen wij voor de verandering niet de rol van huisvestingsadviseur op ons, maar stonden wij volledig aan de kant van de soft services.

Samen één organisatie
Naast een nieuwe werkplek in een andere omgeving en nieuwe collega’s, komen er bij een fusie ook een heleboel organisatorische veranderingen kijken. Dat neemt natuurlijk veel onzekerheid en vraagstukken voor de gebruiker met zich mee.

Een nieuwe organisatiestructuur
Een fusie betekent het samenvoegen van gelijkwaardige organisatieonderdelen. Binnen de gemeenten waren de facilitaire taken bij diverse afdelingen belegd. Om de nieuwe gebruikers van Het Hogeland vanaf 1 januari goed en efficiënt te kunnen bedienen, hebben wij de vraag gekregen om de nieuwe facilitaire organisatie van Het Hogeland in te richten en te structureren. Op basis van de nieuwe visie en missie van de gemeente en gespreken met stakeholders hebben wij de visie en missie van team Facilitair vormgegeven, de (nieuwe) functieprofielen bepaald, de samenwerkingsstructuur in kaart gebracht, de nieuwe dienstverlening (producten- en dienstencatalogus via een FMIS-systeem) vastgesteld en geïmplementeerd.

Draagvlak creëren
De grote onzekerheid die een fusie met zich meebrengt voor medewerkers, maakte dat het soms lastig was om draagvlak te creëren voor de nieuwe inrichting en de nieuwe werkwijze. Door continu in gesprek te gaan met alle belanghebbenden en door inhoudelijk in te gaan op de nieuwe rollen, hebben wij een positieve samenwerking met de medewerkers ervaren. waar men eerst sceptisch was over het elders beleggen van hun taken en verantwoordelijkheden, werd uiteindelijk enthousiast meegedacht over de kansen en mogelijkheden die een nieuwe inrichting en een nieuwe werkwijze met zich meebrengen.

De servicedesk
Tijdens het traject hebben wij samen met de gebruikers een servicedesk ontwikkeld waar gebruikers 24/7 met al hun facilitaire en ICT meldingen, storingen en verzoeken terecht kunnen. Hiervoor is een FMIS-systeem ingericht, waardoor team Facilitair in staat was om vanaf de eerste dag na de verhuizing de medewerkers zo goed mogelijk te faciliteren bij al hun vragen en verzoeken.

Al met al een mooi project waarin wij dit keer de rol bekleedden van facilitair adviseur op het gebied van soft services.

Wil jij meer weten over onze zachte aanpak tijdens de fusie van Gemeente Het Hogeland? Neem dan contact op met Jan Joost Flim!

Gerelateerde blogs

  • Circulair
  • Leer
mei 2019

Grote vervangingen op stapel? Renovatie is ook een optie!

Bij onderwijsinstellingen zien we het vaak voorkomen. Er staan grote vervangingen op stapel, die aanleiding […]

  • Slim
  • Werk
mei 2019

Zo ziet een slimme werkomgeving eruit!

In een reeks van drie blogs nemen wij jou mee naar de ideale werkomgeving van […]

  • Circulair
  • Innovatie
april 2019

De landing van het circulair bouwen

Op vrijdag 12 april werd de Falcon Heavy raket succesvol gelanceerd. Een belangrijke stap voor de ruimtevaart, want de zogenaamde […]