Eerste Hulp Bij Projectmanagement
De belangrijkste trends voor facilitaire- en huisvestingsprojecten
De initiator die vanuit de klantzijde een nieuw project start, krijgt vaak ook de rol van projectmanager. Maar niet iedereen is daarvoor geschikt. Het managen van een facilitair- of huisvestingsproject vraagt om specifieke competenties. “Denk aan het vermogen om een complex vraagstuk te structureren en op te delen in fasen”, zegt Sonja Gores. “Ook heeft een goede projectmanager oog voor wat de organisatie nodig heeft.” Bovendien vragen ontwikkelingen voortdurend om nieuwe kennis en inzichten. Denk aan de toenemende focus op duurzaamheid en aan nieuwe methodes, zoals hybride projectmanagement en design thinking.
Werk hybride en mensgericht
Zo’n 48% van de Nederlandse werknemers werkte in 2023 in hybride vorm (De staat van hybride werken, 2023). “Tegelijkertijd willen werknemers hun collega’s blijven ontmoeten en met elkaar sparren”, zegt Sonja. Dit geldt niet alleen voor het dagelijkse werk, maar ook als het gaat om onderdeel zijn van een project. Een uitdaging voor projectmanagers is het zo goed mogelijk verbinden van mensen binnen een project. Zodat zij fysiek en op afstand optimaal samenwerken en op de hoogte blijven van de voortgang van een project. “Jaren geleden had je aan één kladblok met notulen genoeg. Nu werk je soms met wel tien partijen op meerdere locaties en regelmatig digitaal. En bovendien op verschillende momenten.” Veilige projectmanagementtools zijn daarom een uitkomst. Binnen een beveiligd systeem dat past bij jouw project, kun je alle partijen betrekken en het project in goede banen leiden.
De inzet van kunstmatige intelligentie
Ook kunstmatige intelligentie (AI) biedt kansen. Door de voordelen van AI te benutten, creëer je meer ruimte voor een mensgerichte aanpak. “Zet bijvoorbeeld ChatGPT in bij het schrijven van basisteksten voor een Programma van Eisen. Of bij het maken van vlekkenplannen voor de inrichting van een werkomgeving.” Natuurlijk is het belangrijk om de inhoud goed te controleren en te redigeren. “Door AI-tools efficiënt te gebruiken, houd je meer tijd over om de betrokkenen echt bij het project te betrekken. En naar mensen te luisteren en mogelijke obstakels binnen het project vroegtijdig te kunnen signaleren.”
Bredere kennis en vaardigheden benodigd
Het vakgebied van facility management wordt steeds breder. Dat komt door nieuwe werkvormen en technologieën. Maar ook door de focus op duurzaamheid en een verantwoorde omgang met onze omgeving. Verduurzaming heeft vaak een directe link met facility management. Denk aan het minimaliseren van afvalstromen, het samenwerken met duurzame leveranciers en het hergebruiken van materiaal voor de bouw en/of inrichting van een pand. Dit soort ontwikkelingen vragen om bredere kennis en vaardigheden van projectmanagers. “Ook een duidelijke businesscase bij de start van een project is onmisbaar”, stelt Sonja. In een businesscase staan onder meer het belangrijkste doel van het project. En hoe dit doel zich verhoudt tot de organisatiedoelen, maximale projectkosten, kansen, risico’s en verwachte resultaten. Op basis van de businesscase schrijf je een Plan van Aanpak dat een duidelijke inrichting en de verschillende fasen van een project bevat. “Daardoor weet je als projectmanager precies in welke fase je zit en welke acties daarbij horen.”
Het herkennen van die fases is een belangrijke taak van de projectmanager. “We zien regelmatig dat organisaties een project uitvoeren zonder businesscase, waardoor zij essentiële stappen overslaan. Ze zitten dan bijvoorbeeld al in het inkoopproces, terwijl er nog geen Programma van Eisen (PvE) is met wensen en technische- of veiligheidsvereisten.” Soms komt dat doordat de opdrachtgever het liefst snel handelt. “Als projectmanager moet je daarom stevig in je schoenen staan en een stap terug durven zetten.”
Verbinding binnen multifunctionele gebouwen
Om lege ruimtes opnieuw te benutten en kosten te delen, krijgen gebouwen vaker verschillende functies. “Dit zie je veel bij gemeenten. Zij delen regelmatig een gebouw met andere publieke organisaties, zoals politiebureaus of GGD’s. Binnen projecten, zoals bij de herinrichting van het gebouw, hebben deze partijen hun eigen wensen en belangen. Als projectmanager moet je daarom de juiste mensen verbinden en met elkaar aan tafel krijgen. Ook is het belangrijk dat je alle afspraken vastlegt, zodat je daar altijd op kunt terugvallen.”
Als er diverse partijen bij een project zijn betrokken, gedragen vaak meerdere stakeholders zich als opdrachtgever. “Natuurlijk is het goed om oog te hebben voor al die belangen. Maar je moet ook knopen kunnen doorhakken en het budget bewaken. Anders wordt een project steeds groter, verlies je focus en maak je meer kosten. Zorg daarom dat je weet wie je opdrachtgever is en de kaders van een project goed bewaakt.”
Eerste Hulp Bij Projectmanagement
We ondersteunen organisaties bij de opstart, inrichting en uitvoering van projecten. En alles wat daarbij hoort, zoals het opstellen van een businesscase en het vaststellen van een duidelijk resultaat. “Ook ontwikkelden we de bundel ‘Eerste Hulp Bij Projectmanagement’ voor onze opdrachtgevers. Hiermee geven we bijvoorbeeld onze opdrachtgevers inzicht in valkuilen binnen projecten. Vervolgens leggen we uit hoe ze daarmee kunnen omgaan. We stellen toolboxen samen voor projectafdelingen binnen organisaties of ondersteunen bij processtandaardisatie en optimalisatie. Ook ondersteunen we bedrijven met een coachingsysteem voor eigen projectcoördinatoren. Bij het zelf uitvoeren van projecten zoeken we de juiste combinatie van planvorming en mensen, om uitdagingen met elkaar aan te gaan. Zodat we vanuit nieuwe en verschillende inzichten een project tot een goed einde brengen.”
