Zo krijg én houd je grip op je facilitaire en huisvestingsprojecten

Van strengere duurzaamheidseisen bij verbouwingen tot de noodzaak om je werkomgeving zo efficiënt mogelijk te gebruiken. En van het leiden van verhuizingen op meerdere locaties tot het vervangen van technische installaties. Het managen van je facilitaire en huisvestingsprojecten is een steeds grotere uitdaging. Lees hieronder hoe je scope, kwaliteit, geld en tijd in balans brengt. Zodat je grip krijgt én houdt op huidige en toekomstige projecten.

Slechts 43% van de organisaties voltooit projecten binnen het toegewezen budget en 29% rondt projecten meestal of altijd op tijd af. Facilitaire en huisvestingsprojecten vragen om expertise, capaciteit en kennis van projectmanagement. Maar het vinden van juiste experts is steeds lastiger.

Duivelsdriehoek in projectmanagement

Kwaliteit, tijd en geld zijn in projecten onlosmakelijk met elkaar verbonden. In projectmanagement heet dit de duivelsdriehoek. Heb je weinig tijd of capaciteit voor een verbouwingsproject en om regelmatig te evalueren? Dan liggen fouten op de loer en blijven geleerde lessen onbenut. En is het budget voor het vervangen van een technische installatie beperkt? Dan is er weinig ruimte voor toekomstbestendige verbeteringen die de kwaliteit van de installatie verhogen.

Als projectmanager of -leider beheer je tijd, geld en kwaliteit, zodat deze zo goed mogelijk in balans zijn met de scope, doelen en resultaten van het project. Het budget van een project kun je niet zomaar verhogen. Wat kun je wel doen? Schrap onnodige kosten, bewaak het budget, beperk de scope, houd de planning strak en/of stuur actief op de kwaliteitseisen. Betrek ook tijdig de juiste stakeholders. Zo voorkom je weerstand en loopt je project geen vertraging op. Projectmanager Sonja Gores: “Houd bij de start van een project verder altijd rekening met onvoorziene situaties. Verandert bijvoorbeeld de samenstelling van de directie, dan heeft dat invloed op beslissingen én de doorlooptijd daarvan in je project. Bekijk in zo’n geval wat het effect is op de kosten, tijd en kwaliteit van het project. Maak je hierover nieuwe afspraken? Leg ze dan vast in je projectplan.”

Ontzorging bij je projecten

Is gebrek aan tijd of de juiste expertise hét struikelblok in je project? Dan kan een ervaren professional je deels of volledig ontzorgen. Bijvoorbeeld in de rol van projectmanager, projectleider, projectondersteuner/project management officer (PMO). Zo hielp consultant Nino Voll bij het uitvoeren en coördineren van het nieuwe huisvestingsprogramma van KVK. Als strategisch PMO’er was hij de rechterhand van de directeur facilitair, huisvesting en inkoop bij KVK en programmamanager van het huisvestingsprogramma. Consultant Lindsay Willemsen werkte bij KVK als ondersteuner van de projectleiders.

Inmiddels is de opdracht van Nino bij KVK afgerond. Het succes is onder andere te danken aan zijn frisse, onafhankelijke blik. Hij verwerkte ruwe data snel tot concrete plannen, zodat informatie niet verloren ging. En zodat de opdrachtgever efficiënt strategische beslissingen kon nemen.

Wat levert het op?

Zet je ook een ervaren projectmanager in? Dan ben je hier in elk geval zeker van:

• Overzicht en structuur in je facilitaire en huisvestingsprojecten.
• Vernieuwende oplossingen die passen bij je organisatie.
• Flexibel en wendbaar omgaan met veranderende behoeftes en situaties.
• Efficiënte werkwijzen, waardoor je ruimte hebt voor strategische taken.
• Doelgerichte communicatie met jou, medewerkers en stakeholders.
• Helderheid over verwachtingen, zodat alle betrokkenen weten waar ze aan toe zijn.

Grip op projecten en sturen op resultaten

“Een facilitair of huisvestingsproject loopt vaak naast je vaste taken”, zegt projectmanager Lisa Veenstra. “Het is daarom aan de projectmanager om overzicht te houden, overbelasting bij facilitaire en projectmedewerkers te voorkomen en slim te sturen op resultaten.” Deskundige, toegewijde projectmanagers helpen je met het in balans brengen van kwaliteit, geld en tijd. Zodat je weer grip krijgt op je projecten en doelen met vertrouwen én succes behaalt.

Hoe ga je om met meer werk en minder menskracht? Neem contact op met Draaijer of kijk wat ons zusterbedrijf Bonder kan betekenen.