Toekomstbestendig huisvestingsprogramma Kamer van Koophandel

In 2023 werkte KVK hard aan een nieuw strategisch huisvestingsplan. “Vanuit de missie en visie van KVK maakten we een vertaling naar huisvesting”, legt Rijneke Bastmeijer, directeur facilitair, huisvesting en inkoop bij KVK, uit. “Wat vinden we belangrijk? En wat zijn de behoeften van medewerkers en ondernemers? In 2023 vertaalden we onze visie, doelen en behoeften naar een nieuw locatienetwerk, interieurstijlhandboek en concreet huisvestingsplan voor KVK.” In dit plan staat onder meer aan welke eisen de locaties moeten voldoen en welke kantoren KVK behoudt. Bijvoorbeeld op het gebied van gebruikersbehoeften, toegankelijkheid, veiligheid en uitstraling. Ook bracht KVK het aantal kantoren in Nederland terug van achttien naar veertien.

“Het uitvoeren van ons huisvestingsplan is een omvangrijk en langlopend programma”, stelt Rijneke. “Het vraagt in elk geval om een gestructureerde aanpak, ervaring met programmamanagement en een gezonde dosis lef.” KVK zocht een strategische partner voor hulp en advies bij dit traject. Via een aanbesteding kwam HEYDAY Consultancy* in beeld. “Voor ons een al bekende partner”, zegt Rijneke. “Zo werkten we al langer op projectbasis samen, bijvoorbeeld bij verbouwingsprojecten.”

* HEYDAY Consultancy is inmiddels overgegaan naar Draaijer.

“Het mooie van het huisvestingsprogramma is dat we het samen van begin tot eind in de praktijk brengen”, zegt Rijneke enthousiast. “Met een relatief klein programmateam van ongeveer zes personen pakken we een grote vastgoedportefeuille aan.” Consultant Lindsay Willemsen werkt als projectondersteuner en ondersteunt de projectleiders huisvesting. Consultant Nino Voll vervult de rol van een KVK-collega die met zwangerschapsverlof ging. Daarnaast beheert hij de vastgoedcontracten met partijen door heel Nederland. Door zijn dubbelrol kunnen we snel schakelen en zijn ervaring met vergelijkbare projecten is van grote waarde. Daarbij blijft hij in contact met de directeuren, teamleiders en andere stakeholders binnen het huisvestingsproject.

“Lindsay en Nino zijn enthousiaste, bevlogen professionals die écht betrokken zijn bij KVK”, vindt Rijneke. “Tegelijkertijd zien zij verbeterpunten in onze processen door hun frisse en onafhankelijke blik. Lindsay bewaakt de structuur binnen de projecten en zorgt voor transparante communicatie met projectleiders, medewerkers en andere betrokkenen. Ook Nino werkt erg gestructureerd. Hij verwerkt ruwe informatie snel tot heldere en concrete plannen. Zodat informatie niet verloren gaat en ik efficiënt beslissingen kan nemen.”

Rijneke benadrukt ook de fijne samenwerking: “De organisatie denkt actief én flexibel met ons mee. Bijvoorbeeld toen we snel vervanging zochten, omdat onze huisvestingscoördinator met zwangerschapsverlof ging. Na het delen van onze uitdaging stortten zij zich direct op een oplossing. Daarnaast heeft de organisatie haar administratie altijd netjes op orde. Dat is erg prettig.”

Verder merkt Rijneke op dat de organisatie veel aandacht besteedt aan de ontwikkeling van Lindsay en Nino. Zowel op persoonlijk als inhoudelijk vlak. “Ik merk bijvoorbeeld dat ze kritisch zijn op processen en altijd onderzoeken hoe iets nog slimmer of beter kan. Bovendien nemen ze ervaringen en best practices uit andere opdrachten mee naar KVK.”

Alle bouwstenen van het huisvestingsprogramma van KVK zijn in 2023 afgerond. 2024 stond in het teken van het contracteren van passende nieuwe locaties en de plannen voor de uitvoering van de gebouwen liggen al op de plank. Het jaar 2025 staat dan ook in het teken van de verdere uitvoering. Daarbij zorgt KVK voor een uniforme en herkenbare uitstraling die past bij de organisatie. De locaties hebben in elk geval een frontoffice, dat zorgt voor het directe klantcontact. Sommige locaties huisvesten ook een backoffice met meer ondersteunende activiteiten.

KVK verwacht de komende periode zeker de nodige uitdagingen. Van het zorgen voor een inclusieve inrichting tot het coördineren van verhuizingen en het betrekken van medewerkers en stakeholders. “We moeten zelfs enkele locaties verbouwen, terwijl de dagelijkse gang van zaken doorgaat. Het huisvestingsteam waarmee we dat doen, is gelukkig flexibel en ambitieus. Dat maakt het zo leuk om plannen samen naar de praktijk te brengen!”