Belang van organisatiestructuur bij bouwprojectmanagement in de zorgsector
Een goed gestructureerde organisatie is belangrijk bij elk project. Het helpt bij het inzichtelijk maken van verantwoordelijkheden, communicatielijnen en draagt bij aan het goed kunnen sturen op planning en kosten. Voor onze project- en bouwmanagers is het meenemen van de organisatie van de opdrachtgever vanzelfsprekend. Wijnand Bakker, senior bouwmanager in team Zorg + Wonen bij Draaijer, vertelt over het belang van een goede organisatiestructuur bij bouwprojectmanagement in de zorgsector.
Samenstellen van een projectteam
Volgens Wijnand is de eerste stap van een renovatie- of nieuwbouwproject: het samenstellen van de projectorganisatie. Dit gebeurt veelal op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Naast de architect, constructeur en de installatieadviseur betrek je ook interne disciplines vanuit de organisatie bij je project, zoals ICT of BHV. De meeste zorgpartijen hebben zelf een facilitaire afdeling en beheer- en onderhoudsafdelingen die hun ervaring en specifieke kennis kunnen inbrengen in de ontwerpfase. Daarnaast schakel je met de afdeling communicatie, cliëntenraad en ondernemingsraad. Als je op tijd goedkeuring nodig hebt, is het zeer belangrijk om hen tijdig te betrekken in de planvorming.
De inhoudelijke invulling van bouwprojectmanagement in de zorg is anders dan bijvoorbeeld in het onderwijs. In beide sectoren wordt een breed deel van de organisatie betrokken, maar de (ver)bouw verschilt wel degelijk. Bij een verbouwing of renovatie in de zorg loopt het primaire proces vaak gewoon door. Neem de locatie Bezuidenhout van WoonZorgcentra Haaglanden (WZH), waarbij steeds één verdieping verbouwd wordt en de overige verdiepingen bewoond worden. Dit betekent dat we als bouwmanager/projectmanager extra aandacht hebben voor bewonersbelangen, goede communicatie en het zoveel mogelijk reduceren van overlast. Soms wordt er gebruik gemaakt van zogenoemde wissellocaties voor tijdelijke opvang van bewoners. In alle gevallen is het belangrijk dat een vertegenwoordiging van de bewoners onderdeel is van de projectorganisatie.
Het belang van een goede organisatiestructuur
Het betrekken van een breed deel van de interne organisatie zorgt voor betrokkenheid bij de plannen en goede oplossingen waarbij medewerkers en bewoners écht centraal staan. Verder zorgt dit voor een efficiënt proces en bespaart het onnodige kosten als achteraf blijkt dat er iets niet kan of niet mag. Ook de impact van extra wensen of inzicht van de gebruiker gedurende het ontwerp- en de realisatiefase kan adequaat inzichtelijk worden gemaakt voor tijdige besluitvorming. Dit is nodig om gestructureerd en projectmatig te werken en planning, budget en kwaliteit te bewaken. In de zorg zijn er niet altijd harde deadlines, waardoor een project gemakkelijk risico loopt om te vertragen.
Het allermooiste is natuurlijk als je ziet dat je werk effectief is geweest. Bijvoorbeeld in de plattegrond, waar je allerlei keuzes van verschillende betrokkenen uit de organisatie in ziet terugkomen. Denk aan de indeling en onderlinge samenhang van zit/slaapkamers, huiskamers, verkeersruimten en de zogenoemde ondersteunende ruimten ten behoeve van medicijnen, vuil- en schoonlinnen. Allemaal resultaten van het betrekken van de interne organisatie bij het project. Het voorlopig ontwerp wordt bijvoorbeeld opgepakt met de facilitair huisvestingsmanager, die weet precies hoe het dagelijkse proces loopt binnen de organisatie. Al deze input neem je als projectmanager mee, want uiteindelijk wordt het hun gebouw en zij moeten er straks in werken. Dan wil je natuurlijk een positieve plek opleveren waar zij hun werk optimaal kunnen uitvoeren.
