Optimaliseren facilitaire bedrijfsvoering Wender

Wender is een fusie organisatie, ontstaan door een samenvoeging van Stichting Zienn en Stichting het Kopland. De organisatieontwikkeling, waarbij een nieuwe besturingsfilosofie en bijbehorende organisatiestructuur is gemaakt, vraag om aansluiting van de facilitaire- en inkoop organisatie. Een moment om dit deel van de bedrijfsvoering onder de loep te nemen, structuur aan te brengen en in te spelen op veranderingen in het primaire proces.

Draaijer heeft in de rol van programma manager met het team gewerkt aan het krijgen van inzicht in de huidige situatie op strategisch, tactisch en operationeel niveau; wat gaat goed, waar liggen kansen of risico’s en wat vereist extra aandacht. De basis is een regiemodel waarop de situatie is geplot.

In een aantal werksessies met medewerkers facilitair, huisvesting & gebouwbeheer, inkoop en ICT is het regiemodel doorleeft en een SWOT analyse gemaakt. Dit geeft inzicht in alle rollen die er zijn en wat er speelt. Van daaruit is een ontwikkelprogramma voor de afdeling Services en Huisvesting opgezet. De eerste fase van het programma gaf inzicht in de scope voor dienstverlening en projecten en de verdeling hiervan naar centrale en decentrale inrichting. Dit is gedaan voor de deelgebieden Inkoop, Services & facilitair meldpunt en Huisvesting & gebouwbeheer. Scope, rollen en verantwoordelijkheden in de organisatie zijn in kaart gebracht en passende functieprofielen opgesteld.

De positionering met missie, visie en strategie en organistiestructuur zijn uitgedacht.

Voor de tweede fase, het implementeren van de structuur en de deelgebieden is inmiddels groen licht. Het doel van het ontwikkeltraject is optimale aansluiting op het primaire proces en dit vertalen naar een passende dienstverlening en locatiebeheer. Op deze manier kunnen de locatieteams zich richten op de zorg en hulpverlening. De afdeling Services en Huisvesting adviseert en faciliteert op een proactieve wijze vanuit eigen vakmanschap en expertise en met goede afspraken en vastgestelde kaders.

Draaijer werkt volgens de stappen Richten, Inrichten en Verrichten. Voor het Richten wordt de kansenkaart aanpak gehanteerd. Dit is een aanpak voor het integraal benaderen van het strategisch, tactisch en operationele niveau van de facilitaire organisatie. Door het plotten van de huidige situatie op deze niveau’s en deze continu in samenhang te bekijken ontstaat een inzicht.

De goed functionerende onderdelen worden verder ontwikkeld en de gevonden hiaten worden in samenwerking met het verantwoordelijke team en de eindbeslissers opgepakt en uitgewerkt. Er ontstaat een inzicht in kansen verwerkt in een ontwikkelkalender. Hiermee wordt niet ad hoc opgelost, maar wordt voor de lange termijn een plan gemaakt en uitgerold. Het resultaat is een door alle niveau’s gedragen en toekomstbestendige opzet van de facilitaire organisatie.